中小企業視頻會議選型要找準平衡點
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中小企業作為國民經濟的重要組成部分，對經濟發展和社會穩定起著舉足輕重的作用。在競爭壓力下，中小企業已經開始意識到高效溝通對企業運營效率提升的重要性。但是由于國內中小企業數量眾多，信息化程度參差不齊，而且他們對IT投資成本比較敏感，其系統選型受限于諸多因素。
根據中國計算機報IT實驗室的調查，目前中小企業實施應用視頻會議系統存在以下幾方面問題。
1.“拍腦袋”問題嚴重
中小企業的IT項目實施與大型企業相比有很鮮明的特點，他們往往更重視生產和銷售，輕視內部管理，對IT投資也會有不同的考慮。
近年來，中小企業市場日漸成熟，行業的飛速發展與企業信息化水平偏低、管理落后形成了鮮明對比，這種不適應迫使中小企業加大對信息技術的軟硬件投資。在信息化建設熱潮中，一些中小企業由于對自身業務需求定位不夠精準，對視頻會議系統不夠了解，導致投資行為非理性。
2.成本控制難度大
視頻會議系統作為一項長期投資，需要企業對其使用成本進行很好的控制。與大型企業相比，中小企業規模有限，結構單一，往往不具備大型企業那樣的內部資金調度能力，對資金使用缺乏嚴密計劃，隨意性比較大。
另一方面，對比大型企業，中小企業使用視頻會議系統的頻率較低，往往是應對一些突發事件，因此對視頻會議應用成本控制難度大。
3.系統難以得到有效維護
通過我們的調查，很多中小企業并不滿意視頻會議系統提供商的服務，尤其是在系統上線后。這種現象是由視頻會議系統提供商強烈的“落單”心理決定的。因為當用戶在推進項目時，一些視頻會議廠商為了獲取訂單，在項目談判初期非常積極。而一旦系統上線，系統提供商對用戶系統后續支持維護的服務意識就不夠了。
隨著信息化建設的推進，中小企業越來越意識到服務的重要性，所需的服務也逐漸從硬件維護轉向系統維護、IT咨詢等方面。中小企業重視通過咨詢服務確定企業自身的管理現狀、目前存在的問題，打造適合企業本身的信息化建設流程。
選型步驟
一、了解技術標準
中小企業在選擇視頻會議系統，必須對視頻會議系統依賴的技術標準有所了解。 目前，視頻會議廠商一般都采取國際電信聯盟(ITU)提出的視頻編碼算法標準，這對于有效節約視頻會議應用中寶貴的帶寬資源具有很大優勢。其中MPEG4和H.264不僅可以應用在窄帶上(帶寬小于64Kbps)，還可以靈活地擴展到高質量、高清晰度的寬帶上，這就保證可以滿足用戶不同的實際應用狀況的需求。 隨著網絡技術的不斷發展，基于MPEG4和H.264壓縮標準的應用已越來越普遍,無可爭議地成為視頻產品的發展方向。
企業視頻會議系統的架構確定了該系統的穩健性和能否方便支持擴展大容量用戶。一般說來，視頻會議系統是由多個功能模塊構成的，用戶要考察系統是否采用國際先進的分布式、模塊化、大容量的架構。
這種分布式、模塊化的系統結構特點為將來的應用提供了強大的可擴充能力和較高的配置靈活性。中小企業在項目規劃實施中可根據自身的網絡規模和業務功能需求來進行視頻會議系統的配置部署。 而且，中小企業特點決定了他們對系統可擴展性存在較高的需求。
二、考慮網絡適應性
基于IP網和專網的視頻通信質量差別很大。一般來說，中小企業用戶的業務運行主要基于IP網絡，因此會存在較高的網絡丟包率和較大的網絡抖動。這些都會對使用過程中的視頻會議質量尤其是聲音質量產生較大影響。 因此，中小企業的基礎網絡特性要求廠商能夠提供對網絡環境具有高適應性的產品，而不是一味要求用戶擴充網絡帶寬，提高網絡質量。 視頻會議廠商提供的產品是否適用于高達10%丟包率的網絡環境;能否在網絡帶寬變化時，保證聲音的延續性，并支持各種文件傳輸，從而使得整個會議保持完整;能否允許多種碼率并存于一個會議中。這些都是中小企業在考量產品性能時必須考慮的因素。
除了上述因素之外，企業還需要了解以下情況。
廠商提供的視頻會議產品能否與其他品牌產品兼容;視頻會議供應商能提供怎樣的服務水平，是否能提供穩定的音視頻傳輸;視頻會議系統能否在IP標準系列，如H.323標準下工作;視頻會議系統是否支持多點會議;視頻會議多點聯接時，用戶是否需要追加資金投入硬件和軟件;視頻會議系統投入市場時間的長短，如何與未來的系統和技術集成，系統提供商是否已為此做了詳細戰略規劃。這些對于中小企業視頻會議系統選型也很重要。
專家支招：選購視頻會議設備七點經驗談
根據國內視頻會議系統的實際應用，我們總結了以下七點經驗，供進行視頻會議系統工程選型的企業參考。
1.網絡帶寬要達到1M以上
中小企業用戶在選型前必須確認自己的網絡帶寬足夠運行視頻會議通信。一般情況下，中小企業要上視頻會議系統必須達到獨享帶寬1M以上。
2.在真實網絡環境中實驗
一般來說，方案提供商會在特定環境下面向企業用戶進行技術演示，幾乎所有廠商都有能力在特殊環境下讓自己的視訊產品表現得滴水不漏。所以用戶一定要在自己的真實網絡環境中驗證產品性能。
3.了解方案技術成熟性
目前，在市場上比較主流的是基于H.320標準的解決方案和基于H.323標準的解決方案。從時間上來看，基于H.320標準方案技術相對成熟，應用范圍較廣，會議功能較全，但其一次性投入較大。而H.323方案與H.320方案相比，投資較小，且能夠方便地過渡到寬帶網或其他更為方便、快捷的通信網絡。因此對成本比較敏感的中小型企業在選擇方案時最好能選擇支持H.320/H.323雙工模式的產品，這樣在現有基礎和未來發展上都能有所兼顧，可以較長時間地保護既定投資。
4.盡可能選擇操作簡單的設備
中小企業的網絡環境一般不會太復雜，因此選擇操作簡單、界面友好的視頻會議就能基本滿足用戶需求。而且這樣還能最大程度地降低企業對視頻會議設備使用的培訓成本。
5.注重設備使用實用性
大多數廠商都聲稱自己的視頻會議終端可同步打開幾十路甚至幾百路視頻圖像，但實際上這一功能并非實用。用戶在會議中不可能同時傾聽多人說話，因此完全可以采用發言人視頻切換的方式實現和不同人的視頻交互，打開多個視頻畫面其實只是浪費帶寬。
6.關注方案擴展性優劣
對中小企業而言，視頻會議系統是一項長期投資，因此在選擇方案時得考慮其可擴展性。廠商自主開發的視頻會議系統一般完全基于軟件實現，可方便地做成組件或中間件產品，以便進行二次開發和移植，而硬件產品一經投入可擴展范圍要小得多。企業要根據需求確定方案。
7.尋求第三方機構幫助
對于中小企業信息化建設來講，企業自身的決策者很難保證做出正確的決斷。因此，尋求外腦是解決問題的良方。
企業要想有的放矢地推進信息化應用，不妨聯系一些專業的咨詢機構，或是尋求視頻會議系統專家幫助，從而能在整個選型過程中更好地了解需求，明確目標，做出正確的決策。
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